IMS – die durchgängige Lösung für die Digitalisierung von Kundendienst und Montage

Von der Einsatzplanung durch die Zentrale, über die Zeiterfassung und den elektronischen Arbeitsbericht während des Tages bis hin zur online Statuskontrolle und Nachkalkulation, IMS unterstützt sämtliche Service- und Montageprozesse vollelektronisch, transparent und in Echtzeit. Händische Aufzeichnungen sind dadurch überflüssig, die Zettelwirtschaft und aufwändige Nacherfassung entfallen zur Gänze. Geschäftskritische Informationen sind jederzeit online im Unternehmen bzw. für das Management verfügbar.

Unser mobiles Werkzeug der Lösung, die IMS.app, ist voll offlinefähig und für Smartphones und Tablets sowohl unter Android als auch iOS verfügbar.

Features:

Elektronische Auftragsverwaltung

Alle Informationen zu Aufträgen zentral und übersichtlich aufbereitet. Inklusive Leistungszeiten, Maschinen/Gerätestunden, Anlagen und Ersatzteilverwaltung, Materialverbräuche und Lagerorte, Dokumente und Formularwesen, Werkzeugverwaltung, individueller Statusverfolgung, To-Dos, Meilensteine, Historie uvm.

Störungseingang und Einsatzplanung, wiederkehrende Termine

auf Tages- und/oder Wochenbasis. Einzelne Mitarbeiter oder Teams verplanen, mit Fahrzeugzuteilung. Automatisiertes einplanen wiederkehrender Arbeiten. Automatische Berücksichtigung von Tagesarbeitszeit/Auslastung Ihrer Mitarbeiter, Plandauer und -Fahrzeiten der Aufträge. Bereitschaftsdienste, Abwesenheiten und Fehlzeiten werden in der Planung integriert. Unterschiedliche Bereiche gemeinsam oder getrennt (mit Ausleih-Funktion) planen. Tägliche Arbeitsanweisungen/Hinweistexte für die Mitarbeiter. Automatische Verteilung an die Smartphones und Tablets.

Mobile Auftragsabwicklung, vollständig papierlos

am Smartphone oder Tablet – voll offlinefähig! Jegliche Formulare, Scheine oder Berichte digital am mobilen Gerät erfassen und online ins Unternehmen übertragen. So flexibel wie der Arbeitsalltag es erfordert: mehrere Aufträge parallel bearbeitbar, Erfassung alleine oder für Teams, Nacherfassung von Scheinen, verschiedene Möglichkeiten der Stundenbuchungen oder Erfassung von Materialverbräuchen oder verbauten Ersatzteilen in Anlagen. Die Formulare sind dynamisch und flexibel erweiterbar, somit können Ihre individuellen Anforderungen einfach umgesetzt werden:

Elektronischer Arbeitsbericht
Digitaler Regieschein
Bestellscheine (Materialbestellung, Arbeitsbekleidung, usw.)
Reklamationen
Wartungs- und Prüfberichte
Checklisten
Urlaubsanträge
uvm.

Inklusive elektronischer Unterschrift am Smartphone/Tablet. Die Formulare können fertig beschlagwortet als PDF oder Excel-Dokument extern abgelegt oder an Ihr DMS übergeben werden

Elektronischer Leitstand

Überblick über aktuellen Standort Ihrer Mitarbeiter und Aufträge auf der Landkarte Disponent/Einsatzleitung. Komfortabler Versand von Textnachrichten an die Mitarbeiter.

Mobile Zeiterfassung

Arbeitszeiterfassung und Abrechnung, erfassung von Leistungszeiten. Minutengenaue Ist-Erfassung (mobile Stempeluhr) oder freie Erfassung auf Scheinen im Ermessen Ihrer Mitarbeiter. Erfassung einzeln oder für Teams.

Eine Zeitbuchung wurde versehentlich falsch erfasst? Natürlich können sämtliche Buchungen im Nachhinein nachvollziehbar korrigiert werden!

Individueller Umgang mit Stundenüberhängen.

Fortschrittsdokumentation und ‑kontrolle

Statuserfassung zu Aufträgen, Rückmeldung von Arbeitsfortschritt, Tätigkeiten/Arbeitsgängen oder einfache Statusübermittlung wichtiger Meilensteine als Checkliste.

Anlagen- und Ersatzteilverwaltung

Verwaltung von Anlagen und Anlagenteilen bei Kunden (kundenspezifisches Anlagenverzeichnis). Erfassung und Dokumentation von Wartungsterminen, Service- bzw. Störungsaufträgen (Schwachstellenanalyse), verbauter Ersatzteile inklusive Seriennummernverfolgung.

Materialverbräuche und Fahrzeuglager

Erfassung von Verbrauchsmaterial, inklusive Verwaltung von Lagerorten und Fahrzeuglager. Hinterlegte Einkaufs- und Verkaufspreise für Kalkulationen im Auftragscontrolling.

Maschinen- und Gerätestunden

Erfassung und Bewertung von Maschinen- und Gerätestunden analog wie Materialverbrauche, für interne Kostenkalkulationen oder Weiterverrechnung an Ihre Kunden.

Fotodokumentation

Jede Arbeitssituation (Störung/Schaden, Reklamation, Arbeitsfortschritt usw.) kann auf einfache und für den User intuitive Bedienung durch Fotos dokumentiert werden – die Fotos sind sofort im elektronischen Auftrag am Server verfügbar.

Planverortung

Fotos, Formulare, Berichte und Notizen können komfortabel in Bauplänen verortet werden. So sind diese jederzeit leicht zuordenbar und auffindbar.

Bereitstellung zusätzlicher Dokumente

die für die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter unabdingbar sind: zB Montagepläne, Schaltpläne, Leitungspläne, Stücklisten, Kunden-Mails, Sicherheitshinweise usw. – auch offline in Kellerräumen usw. jederzeit einsehbar.

Auftrags- und Projektcontrolling

Umfassende Kosten- und Ertragsbewertung Ihrer Aufträge über die gesamte Dauer: GuV-Rechnung in Echtzeit und Nachkalkulation. Zusammenfassung und Betrachtung mehrerer zusammengehöriger Aufträge als Projekte. Erfassung externer Kosten (Sub-Auftragnehmer). Frei definerbare Bewertungs- bzw. Umlageverfahren zB für Anfahrtszeiten und -Kilometer. Individuelle Reports und Auswertungen möglich.

Blankoaufträge für Störungen

Vorgefertigte Blankoaufträge (Auftragsnummern!) für Störungseinsätze ausserhalb der Geschäftszeiten zB Nachts oder am Wochenende, können von den Mitarbeitern schnell und einfach übernommen und sofort bebucht werden.

Mobile Auftragsanlage

falls gewünscht oder erforderlich (z.B: Besichtigungen, Störungen). Die Aufträge sind sofort bebuchbar, auch offline.

Integrierte Navigation

zu Kunden oder Aufträgen. Ziel-Koordinaten werden automatisch an die Navigations-App übergeben, keine manuelle Eingabe des Mitarbeiters erforderlich. Für Aufträge ohne Adresse haben, kann über manuelle Geodaten oder Setzen eines Markers auf der Landkarte korrektes Navi-Ziel hinterlegt werden.

Teamfähigkeit

Beliebige erfasste Buchungen für Kollegen oder externes Personal mitbuchen, nicht jeder Mitarbeiter benötigt ein eigenes Smartphone oder Tablet.

GPS Tracking & Tracing - Fahrzeugübersicht

Mitarbeiter und Fahrzeuge können tage- oder wochenweise verplant werden, auch automatisch.
Die Planung wird vollautomatisch an die Smartphones und Tablets der Mitarbeiter verteilt.

Auftragsmanagement und Controlling via IMS

Der elektronische Auftragsakt ermöglicht unter anderem ein übersichtliches Auftrags- und
Projektcontrolling sowie eine einfache Nachkalkulation.

Mit der IMS.app haben mobile Mitarbeiter ein benutzerfreundliches Werkzeug zur Verfügung, mit
dem auftragsspezifische Informationen vor Ort komfortabel erfasst bzw. abgerufen werden können.

Mobile Auftragsabwicklung in der IMS.app

In der IMS.app können beliebige Dokumente zu einem Auftrag angezeigt werden.

Bautagesberichte in der IMS.app erstellen

Mobil erstellte Arbeitsberichte können zB als PDF exportiert und/oder versandt werden.

Arbeitsbericht für technischen Kundendienst

Per App können Arbeitsbeginn, Pausen, Fehlzeiten und Arbeitsende bequem gebucht werden.

Mitarbeiter haben in der IMS.app einen Überblick über Ihre gebuchten Stunden
und können diese freigeben oder im Bedarfsfall eine Änderung beantragen.

Zeitkontrolle durch den Mitarbeiter in der IMS.app

Die IMS.app ist teamfähig, dh. Arbeitszeiten können auch für die Kollegen mitgebucht werden.
So benötigt nicht jeder Mitarbeiter ein eigenes Smartphone.

Die gebuchten Stunden werden am Monatsende regelbasiert oder manuell genehmigt
und die enstandenen Zeitsalden an die Lohnverrechnung versendet.

Arbeitszeit-Abrechnung am Monatsende in IMS

Ihre Vorteile

Alle Informationen in Echtzeit abrufbar

Ob im Büro, im Home-Office oder unterwegs: Sie haben Ihre Mitarbeiter und Aufträge immer live im Überblick! Darüber hinaus haben Sie notwendige Informationen sofort im Unternehmen verfügbar, nicht erst Tage oder Wochen (zu) spät(er)!

Lückenlose Aufzeichnung

Die fehleranfällige Zettelwirtschaft entfällt zur Gänze und die Nacherfassung durch den Innendienst wird auf Kontrolle reduziert. Das spart nicht nur Kosten sondern vermindert auch eine wesentliche Fehlerquelle.

Rasche Einführung und hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern

Die IMS.app besticht nicht nur durch hohe Benutzerfreundlichkeit, sie passt sich maßgeschneidert an den mobilen Arbeitstag der Mannschaft an. Das sorgt für hohe Akzeptanz bei den Benutzern.

Module für die Digitalisierung von Kundendienst und Montage:

Aus Modulen werden Lösungen – IMS ist modular aufgebaut. Die Basistechnologien und Bausteine werden je nach Anforderung kombiniert und in enger Zusammenarbeit mit den Kunden zu betriebswirtschaftlichen Lösungen mit branchenspezifischen Ausprägungen zusammengesetzt.

Arbeitszeiterfassung &
-abrechnung

Papierlose Auftragsabwicklung

GPS
Tracking & Tracing

Fuhrparkmanagement & Kostencontrolling